Посещения

Посещение — запись клиента на встречу в филиал фирмы. Путь посещения: записать → подтвердить с клиентом → отметить, пришёл ли он.

Записать на посещение

В карточке заявки выберите новый статус «Посещение», укажите «Филиал» и «Когда придёт», при необходимости комментарий, и нажмите «Сменить статус».

Время посещения — только в будущем и в рабочие часы филиала по его графику. Если филиал в это время не работает, система не даст сохранить.

В списке «Филиал» — только филиалы, в которые записывает колл-центр заявки. По умолчанию колл-центр записывает во все филиалы. Ограничить его можно в карточке колл-центра: «Изменить» → «Записывает на посещение» → «Только в выбранные». Уже назначенные посещения при этом остаются, но перенести посещение можно только в один из выбранных филиалов. У заявки без колл-центра доступны все филиалы.

Филиал, который остался единственным для какого-нибудь колл-центра, удалить нельзя: сначала поменяйте настройку колл-центра.

Время посещения указывается по часовому поясу филиала: «15:00» — это 15:00 в филиале, даже если вы работаете в другом поясе. Пока филиал не выбран, действует пояс аккаунта. Если пояс филиала не совпадает с вашим, под полем видно, по какому поясу вводится время, а в карточках время показано с подписью, например «15:00 (GMT+7)».

Занятость филиала по времени

Кнопка «График» справа над полем «Когда придёт» показывает, сколько посещений уже назначено в филиал на выбранный день — по четвертям часа: 10:00, 10:15, 10:30, 10:45. Кнопка активна, когда выбраны филиал и дата.

• Часы — с 8:00 до 22:00 по поясу филиала. Рабочее время — по его графику на этот день, нерабочее и уже прошедшее приглушено. Если филиал в этот день не работает, приглушены все часы.
• Стрелки меняют день, список сверху — филиал. В списке те же филиалы, что в поле «Филиал».
• Нажмите на свободную клетку — филиал и время встанут в форму.

Считаются все ещё не обработанные посещения филиала, а не только заявки вашего охвата. Отдельного права не нужно: кнопка есть у всех, кто может записать на посещение.

Запись закрепляет заявку за филиалом: он виден в карточке заявки, и сотрудники филиала работают с ней и после посещения — оформляют договор, отказ и расчёты.

Подтвердить посещение

Ближе к встрече ответственный связывается с клиентом и отмечает в заявке «Подтверждено» или «Не подтверждено». Отметку можно поменять, пока посещение не закрыто; каждое изменение остаётся в истории статусов.

Пока посещение не подтверждено, у ответственного есть задача «Посещение не подтверждено». Подтверждение её закрывает.

Подтверждать может сотрудник колл-центра заявки или филиала, куда записан клиент.

Отметить приход

Когда клиент пришёл или время встречи прошло, филиал записывает результат:

• «Результат посещения» — «Пришёл» или «Не пришёл»;
• «Когда пришёл» — только для «Пришёл», не позже текущего времени;
• «Комментарий к результату».

Нажмите «Записать результат». Статус заявки не меняется: дальше оформите договор, отказ или новый перезвон.

Отметить приход может сотрудник филиала, куда записан клиент. Это право можно дать ресепшену отдельно от права записывать на посещение: администратор отметит приход, но не сможет вести заявку.

Перенести посещение

Выберите тот же статус «Посещение» и укажите новый филиал или время. Если результат ещё не записан — «Перенести или отбраковать без результата». После переноса посещение снова не подтверждено. Перенос в другой филиал передаёт ему заявку: прежний филиал её больше не видит.

Календарь посещений

Раздел «Посещения» — посещения выбранного дня по часам. Карточка показывает филиал, время, подтверждение, отметку прихода и данные заявки; клик открывает заявку. Посещение стоит в дне и часе по местному времени своего филиала: при «Всех филиалах» записи на 10:00 в Москве и в Новосибирске окажутся в одной строке «10:00».

Фильтры:

• «Дата» — какой день показать, по умолчанию сегодня;
• «Филиал» — один филиал или все;
• «Подтверждение» — «Подтверждённые» или «Неподтверждённые», без выбора — все;
• «Обработанные» — «Без обработанных» (по умолчанию), «Только обработанные» или «Все».

Отметки на карточках:

Посещения на сегодня по филиалам — блок «Посещения на сегодня» на панели управления.